ASSISTANTE ADMINISTRATIVE

Description du poste et des missions

Missions spécifiques

• Assister les ARC et Chefs de projet dans la gestion et le suivi des études CHU promoteur

Activités spécifiques

• Suivi administratif des dossiers dont le CHU de Toulouse est promoteur : tenue des dossiers à chaque étape, classement informatique et papier, liens avec les instances extérieures (autorités compétentes), publipostage, envoi de mailing, envoi de courrier aux différentes étapes ( accord promotion, accord mise en œuvre, fermeture étude), gestion multicentrique (suivi des conventions), enregistrement et impression des documents reçus sur tableau de suivi, confection des classeurs investigateur, relance téléphonique


• Gestion de la base de données : enregistrement des nouvelles études, mise à jour


• Commande des fournitures


• Enregistrement et distribution courrier


• Rédaction des comptes rendus de réunion


• Classement des dossiers CHU promoteur et archivage

Profil souhaité

Savoir-faire requis

• Assurer la discrétion des informations et diplomatie


• Procédure réglementaire


• Grande autonomie dans le travail


• Sens des responsabilités et des initiatives,


• Sens de l’organisation


• Maîtrise de soi


• Esprit de communication


• Aptitude au travail en équipe


• Utiliser les outils bureautiques

• Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques internes et externes


• Prendre des notes rapidement


• Renseigner les interlocuteurs


• Réaliser un plan de classement


• Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, procès-verbal, dossier …)


• Organiser et prioriser les activités de secrétariat


• S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés


• Définir un plan de classement


• Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires

Compétences requises

Connaissances et qualifications requises 

connaissance reglementation essais cliniques, bonnes pratiques cliniques (A acquérir)

connaissance des logiciels bureautiques : Word, Excel, Power Point, access

Informations du recruteur

Lieu de la mission