Secrétaire de direction pour la DAJ (F/H)
Secteur : Institution et agence de santé Famille de fonction : Information médicaleL’Ordre national des pharmaciens est l'institution qui regroupe tous les pharmaciens exerçant leur art en France Métropole ou dans les départements et collectivités d'Outre-mer. Il est chargé par la ...
Description du poste et des missions
La Direction des affaires juridiques est également l’interlocuteur des services en charge de l’élaboration des normes, et des autorités compétentes en matière disciplinaire. Elle est en charge des affaires administratives et contentieuses soumises au Conseil national et de la section des assurances sociales du Conseil national.
Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons un.e secrétaire de direction (F/H).
Le poste
Sous la responsabilité de la Responsable de pôle, vous prenez en charge :
La gestion de l’agenda de la Direction : organisation des rendez-vous et réunions de la DAJ, gestion de l’agenda de l’ensemble de la Direction et suivi et rappel des échéances importantes.
Le secrétariat du Directeur et du Directeur adjoint : préparation logistique des dossiers, participation à la préparation et au suivi des projets de la Direction et mise à jour des rapports d’activité, outils de pilotage et de communication.
La gestion des échanges internes et externes : accueil téléphonique et gestion des emails, rédaction, préparation et envoi de courriers, emails et autres documents et classement et suivi des échanges.
L’organisation des réunions : préparation logistique des réunions, organisation matérielle de la participation de la DAJ aux événements internes et externes et préparation de la documentation des nouveaux collaborateurs.
La gestion administrative : suivi et traitement des notes de frais, honoraires, commandes et marchés publics, classement, mise à jour et archivage des dossiers selon les procédures de la DAJ et appui logistiques aux collaborateurs de la DAJ.
Profil souhaité
Votre profil
Titulaire d’un Bac +2/3 en gestion administrative ou équivalent, vous justifiez d’une première expérience acquise en entreprise. La connaissance du secteur de la santé et/ou une expérience dans un environnement juridique serait un plus.
Doté.e d’un excellent sens de l’organisation, vous assurez les missions de secrétariat avec rigueur et implication en identifiant les priorités de la Direction.
Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles et êtes à l’aise avec les outils informatiques (logiciels internes, Pack office, Google Workspace).
Vous faite preuve d’un bon esprit d’équipe, d’un sens du service développé et d’un haut niveau de confidentialité.
