Office Manager

Description du poste et des missions

L’office manager est en charge de la gestion des services généraux en assurant la sécurité du personnel sur site et en garantissant la maintenance et l’entretien des infrastructures du site.

Il/elle assure également la réception des biens et des personnes ainsi que des missions événementielles et d’assistanat pour l’équipe de Direction en France et principalement autour des dossiers de transparence.

Il intervient en soutien administratif à l’Executive Assistante / Chef de projet France.

Profil souhaité

• Accueil téléphonique et physique


• Gestion des services généraux de l’entreprise


• Être l’interlocuteur privilégié sur tout ce qui concerne le bon fonctionnement du site


• Suivi du plan de maintenance du site, organisation et suivi des travaux, entretiens et aménagements réguliers du site


• Elaboration et mise en œuvre de la politique sécurité du site et des personnes : gestion des incidents, suivi des registres, organisation et suivi des formations sécurité obligatoires


• Pilotage de la relation avec les prestataires de services


• Suivi des achats et contrats liés aux services généraux : appels d’offres, négociation des contrats, commandes, suivi des stocks, suivi des fournisseurs


• Gestion opérationnelle du parc automobile


• Suivi et assistance auprès des conducteurs


• Missions RH liées à l’hygiène, la santé et la sécurité


• Missions RH liées à l’intégration des nouveaux entrants : accueil, remise de matériel, présentation des locaux et de la société et coordination des parcours d’intégration des nouveaux arrivants ou changements de position


• Support à l’Assistante de Direction sur les événements internes (mise en place, support de présentation…) et back-up sur fonctions d’assistanat


• Mise à jour de l’intranet et de la base de données des contacts


• Traitement des courriers entrants/sortants; classement et archivage


• Distribution et  classement de dossiers, saisie administrative


• Pilotage des KPI’s RSE et liée à l’activité du site


• Réaliser les activités administratives liées à la Charte de l’information promotionnelle par démarchage, aux exigences de la loi anti-cadeau en France et de la transparence en France et au Benelux 

Compétences requises

• Expérience dans un rôle de gestion administrative et des services généraux


• Attitude proactive


• Sens du service, capacité d’adaptation, esprit pratique et réactivité


• Aptitude à coordonner des ressources et activités avec multiples parties prenantes


• Expérience en milieu anglophone et maîtrise de l’anglais à l’oral et l’écrit


• SST


• Habilitations électriques


• Servir de modèle aux autres, dans le respect de la culture et des valeurs de Kyowa Kirin.

Informations du recruteur

Lieu de la mission