Assistant de direction H/F

Description du poste et des missions

Stallergenes Greer est un laboratoire biopharmaceutique international spécialisé dans le diagnostic et le traitement des allergies, à travers le développement et la commercialisation de traitements d’Immunothérapie Allergénique.

Notre mission est d'offrir tout le potentiel de la médecine de précision pour améliorer la qualité de vie des personnes souffrant d'allergies.

L’immunothérapie Allergénique (ITA) est le seul traitement des maladies allergiques respiratoires qui permet de rééduquer durablement le système immunitaire des patients, en induisant une tolérance croissante aux allergènes.

Avec près de 1100 salariés dans le monde, et des sites de production en Europe et aux Etats-Unis, Stallergenes Greer propose ses médicaments dans 41 pays.

Vous souhaitez participer au développement d’un groupe expert mondial dans son domaine, dans un environnement dynamique et multiculturel ? Rejoignez nos équipes Stallergenes Greer !

Missions

Au sein de la Direction Marketing Europe & International vous aurez la charge de l’assistanat du département et vous assurerez le suivi des activités Marketing. Garant(e) de l’image de marque de l’entreprise, vous assurerez l’interface entre les différents interlocuteurs internes et externes.

A ce titre, vos principales missions seront :

• Prendre en charge l'es missions relatives à l'assistanat du département :


• Personal Assistant du Head of EU & INT Sales and Marketing Operations (e.g., calendrier, notes de frais, déplacements, etc., …)


• Assurer l’ensemble des taches de secrétariat classique (tenue du calendrier, organisation des déplacements, organisation des réunions, frappe et présentations, filtrage téléphonique, classement, notes de frais etc., …)


• Assurer le suivi des budgets EUINTL Sales and Marketing Operations


• Veiller à entretenir de bonnes relations avec l’ensemble des services de l’entreprise (y compris les filiales)


• Assurer le classement des dossiers. Veiller à leur constante mise à jour afin de garantir l’historisation des informations. Archiver les dossiers de validation et de contrôle des éléments promotionnels dans le respect des procédures internes.


• Assurer le suivi du calendrier des congés des collaborateurs

• Suivre les activités marketing :


• Participer aux réunions de travail concernant l’élaboration des plans d’activités marketing.


• Consolider le budget d’équipe s’assurant de son mis à jour mensuel en collaboration avec les membres d’équipe et faisant le lien avec la Finance.


• Gestion et suivi du circuit de documents en interne des prestataires de service externes (contrats, SOWs, POs, factures, saisi dans le SAP, etc.) en termes du délais, aboutissement, budgets, livraison et facturation lors de la réalisation des éléments promotionnels. Régler les litiges éventuels. En cas de difficulté importante, informer sa hiérarchie


• Archiver les dossiers de validation et de contrôle des éléments promotionnels dans le respect des procédures internes


• Assurer la logistique (convocation, réservation de salles de réunions, billetterie, restauration, etc,…) des différents acteurs pôles dont il/elle assure l’assistanat.

Profil souhaité

Vous êtes titulaire d'un Bac +2 (Assistant de direction, Assistant de gestion) et disposez d'une expérience professionnelle de 5 ans minimum à un poste similaire, idéalement dans un environnement avec une réglementation spécifique et régulée.

Lors de votre parcours, vous avez développé une forte capacité d'organisation et avez été en mesure de suivre les dossiers en respectant les délais.

Vous êtes familiarisé(e) avec la gestion des plannings ainsi qu'avec les process et termes de la finance.

Vous maîtrisez les outils bureautiques.

Au-delà de votre rigueur et de votre réactivité, vous êtes autonome, proactif(ve) et faites preuve d'adaptation.

Vous appréciez le travail en équipe.

Anglais lu, écrit, parlé indispensable

Informations du recruteur

Lieu de la mission