CDD Chargé(e) Affaires Médicales Remplacement maternité

Description du poste et des missions

Chargé(e) Affaires Médicales

Cadre autonome / CDD 6 mois remplacement congé maternité juin 2026

Otsuka Pharmaceutical est une société internationale de produits de santé dont la philosophie est la suivante :

« Otsuka – des hommes et des femmes qui créent de nouveaux produits pour une meilleure santé dans le monde ».

Nos collaborateurs se passionnent pour le développement et la commercialisation de produits pharmaceutiques innovants répondant à des besoins médicaux non satisfaits. Nous avons pour ambition d’aider les patients atteints de pathologies touchant aussi bien des millions qu’un nombre relativement limité de personnes.

En Europe, nous nous concentrons sur les troubles du système nerveux central (SNC), les maladies rares, la néphrologie, l’infectiologie et l’endocrinologie.

Otsuka dans le monde, ce sont près de 35 000 collaborateurs et 174 filiales réparties dans 28 pays dont 32 instituts de recherche.  

En France, nous sommes présents depuis 2004 et employons 50 collaborateurs.

Notre filiale France est engagée dans une démarche collective ESG et s’applique à s’investir dans des actions locales qui répondent à des préoccupations sociales et environnementales. Nous travaillons ensemble au quotidien afin d’avoir un impact positif sur notre société, d’être plus respectueux de notre environnement et d’adopter un comportement éthique et transparent.

Otsuka France s’engage dans le cadre de ce recrutement à appliquer les principes d’Equité de Diversité et d’Inclusion chers à sa culture d’entreprise.

Pour accompagner le développement du laboratoire, Otsuka Pharmaceutical France recherche pour son site exploitant basé à Rueil-Malmaison (92) :

Une / Un Chargé(e) Affaires Médicales

CDD 6 mois remplacement congé maternité juin à novembre 2026

Rattaché(e) au Directeur Médical, vous participerez aux principales activités du département.

Vos futures missions seront les suivantes :

Gestion administrative de l’équipe Médicale

Assurer le soutien aux membres de l’équipe médicale dans la  gestion des KOL/Experts/Conférenciers :

- Participer à l’organisation de réunions médicales (boards nationaux ou régionaux, symposia etc.) impliquant des participants extérieurs, en étroite collaboration avec l’équipe Projet

- Préparer les dossiers de soumission des événements médicaux ou impliquant des orateurs externes pour déclaration aux instances compétentes par le service DMOS et transparence.- Préparer les dossiers de soumissions des événements médicaux ou impliquant des orateurs externes pour déclaration aux instances compétentes par le service DMOS et transparence.

-Assurer le circuit de validation des   contrats en suivant nos procédures locales et globales et en collaboration avec le service juridique et compliance

Gestion des circuits de validation dans Veeva Vault :

-Assurer le soutien administratif dans le cadre des circuits de validation dans Veeva Vault pour les documents de l’équipe médicale - MSL et Medical Advisors.

- Assurer le suivi de la liste positive du matériel des MSL

Gestion administrative des dossiers dons, parrainages et partenariats

• Être le point de contact administratif et logistique des professionnels de santé, des sociétés scientifiques et associations de patients pour répondre à la demande de don, partenariat et parrainage


• Centralise les documents constituant les dossiers et s’assure qu’ils sont complets


• Soumet les dossiers au département compliance et juridique et le responsable DMOS et Transparence le cas échéant, et assure le suivi


• Assurer l’archivage efficient de tous les documents


• Contribuer à la préparation des audits internes et externes des activités du département médical


•  


• Assurer l’ensemble de ces missions dans le respect des règles éthique et compliance

Participe au suivi budgétaire

Assurer le suivi budgétaire du département médical et les engagements de dépenses en collaboration avec l’équipe Finances

Saisir les engagements de dépenses sur une plateforme Ariba et en assurer le suivi

Gestion administrative de l’équipe Médicale

 - Assister l’équipe médicale dans son quotidien (organiser les réunions de départements, faire les comptes-rendus des réunions, aider à l’organisation des déplacements, réserver des plateaux repas, etc…)

- Gestion du tableau d’activités du département en collaboration avec tous les membres de l’équipe médicale

-Assurer l’archivage des documents du département médical

Relations avec l’Europe et le Global

Coordonner les nouvelles demandes reçues d’OPEL et du Global, veiller à ce que les documents appropriés soient joints à la demande.

 

Medical Excellence

• Contribuer à la gestion des procédures médicales
  
  
  
  • Participe à la relecture des procédures groupe médical, les commente et fait l’analyse d’impact sur les procédures françaises
  
  
  • Participe à la mise à jour des procédures et working practices du département médical en collaboration avec l’équipe médicale, compliance et l’équipe Qualité.
  
  
  
  

• Veeva CRM
  
  
  
  • Être responsable de la bonne utilisation de Veeva CRM par les MSLs, en collaboration avec OPEL, les autres pays européens et le service Business Intelligence.
  
  
  • Être force de proposition, en coordination avec les MSL, pour optimiser les fonctionnalités de l’outil et harmoniser et son utilisation en en interface avec OPEL. En tant que super user MSL, est le point de contact pour OPEL pour optimiser l’outil.
  
  
  • Mettre en place un suivi de l’activité de l’activité MSL avec des KPI en harmonisation avec OPEL et les autres filiales
  
  
  
  

- Contribuer auprès du service de formation RH à la planification de la formation.

Votre profil :

Nous recherchons un/une candidat(e) rigoureux/se, organisé(e) et doté(e) de solides compétences administratives et connaissances de la législation Réglementaires applicables aux métiers des affaires médicales

Compétences et qualifications requises :

• Formation dans les domaines administratifs ou autre domaine pertinent, avec une expérience dans le domaine pharmaceutique ou de la santé. (Niveau BTS/DUT)


• Expérience requise dans un poste similaire au minimum de 3 ans au sein du département médical.


• Expérience requise dans l’utilisation de Veeva Vault (Veeva Promomats)


• Expérience dans le suivi des activités des MSL


• Expérience de coordination avec les équipes de DMOS/Transparence


• Anglais : s’exprimer à l’écrit et à l’oral


• Maîtrise des outils informatiques et systèmes dédiés (EPS, SAP/Concur, outil dédié à la conformité réglementaire pour la gestion de la transparence et la compliance pharmaceutique).


• Bonne connaissance des réglementations relatives à l’encadrement des avantages (LEA), aux déclarations de transparence et à la charte promotionnelle du secteur de la santé (HAS, LEEM).


• Capacité à gérer des dossiers et des contrats en lien avec les obligations légales et internes.


• Esprit d’analyse, rigueur et respect des procédures.


• Excellentes compétences relationnelles et pédagogiques pour collaborer efficacement avec les collaborateurs des différents départements (Affaires réglementaires, Compliance, Finances, Juridique etc).

Procédure de dépôt de candidature :

Si vous souhaitez mettre votre énergie et votre enthousiasme au service d’une entreprise à taille humaine délivrant une valeur reconnue aux patients qu’elle accompagne et à ses collaborateurs, merci d’envoyer votre CV à : recrutement@otsuka.fr, sous la référence AFFMEDCDD2026

Profil souhaité

Votre profil :

Nous recherchons un/une candidat(e) rigoureux/se, organisé(e) et doté(e) de solides compétences administratives et connaissances de la législation Réglementaires applicables aux métiers des affaires médicales

Compétences et qualifications requises :

• Formation dans les domaines administratifs ou autre domaine pertinent, avec une expérience dans le domaine pharmaceutique ou de la santé. (Niveau BTS/DUT)


• Expérience requise dans un poste similaire au minimum de 3 ans au sein du département médical.


• Expérience requise dans l’utilisation de Veeva Vault (Veeva Promomats)


• Expérience dans le suivi des activités des MSL


• Expérience de coordination avec les équipes de DMOS/Transparence


• Anglais : s’exprimer à l’écrit et à l’oral


• Maîtrise des outils informatiques et systèmes dédiés (EPS, SAP/Concur, outil dédié à la conformité réglementaire pour la gestion de la transparence et la compliance pharmaceutique).


• Bonne connaissance des réglementations relatives à l’encadrement des avantages (LEA), aux déclarations de transparence et à la charte promotionnelle du secteur de la santé (HAS, LEEM).


• Capacité à gérer des dossiers et des contrats en lien avec les obligations légales et internes.


• Esprit d’analyse, rigueur et respect des procédures.


• Excellentes compétences relationnelles et pédagogiques pour collaborer efficacement avec les collaborateurs des différents départements (Affaires réglementaires, Compliance, Finances, Juridique etc).

Lieu de la mission