Chargé(e) des Services Généraux H/F

Description du poste et des missions

Dans un contexte de forte croissance, SUBSTIPHARM recrute un(e) Chargé(e) des Services Généraux rattaché(e) au département Corporate & Administration.

Mission principale

Rattaché(e) au Responsable des Services Généraux et IT, vous contribuez à créer et maintenir un environnement de travail optimal, tout en garantissant la continuité et la qualité des services généraux.

Vous intervenez à la fois en gestion de projets et en opérationnel, dans un environnement PME nécessitant polyvalence, réactivité et sens du service.

Principales responsabilités

Services généraux

• Définir et optimiser les plans de maintenance des équipements et infrastructures


• Veiller à la conformité réglementaire et à la sécurité des personnes et des biens


• Gérer les prestataires (contrats, facturation, suivi)


• Piloter les ressources matérielles (mobilier, fournitures, téléphonie, badges, etc.)


• Superviser les processus de préboarding, onboarding et offboarding


• Garantir le respect des règles d’hygiène, sécurité et RSE


• Assurer le travel management


• Superviser les travaux, déménagements et aménagements


• Organiser les dispositifs de sécurité (incendie, évacuations, formations)


• Gérer l’archivage et la dématérialisation des documents


• Assurer la gestion et la mise à jour de la documentation

Accueil & continuité de service

• Assurer la continuité de l’accueil en cas d’absence


• Gérer l’accueil physique, téléphonique et la boîte mail contact


• Traiter les courriers et colis


• Respecter les procédures liées à la pharmacovigilance

Accompagnement

• Assister la Direction Juridique sur les tâches administratives


• Mettre à jour et diffuser le trombinoscope

Événementiel & communication interne

• Organiser et coordonner les événements internes et externes


• Assurer la logistique et les relations avec les prestataires


• Garantir une communication interne fluide

Management

• Organiser et allouer les ressources du pôle Services Généraux


• Assurer un reporting régulier auprès de la hiérarchie

Profil souhaité

• Sens du service et excellent relationnel


• Organisation, rigueur et méthodologie


• Capacité à gérer plusieurs projets simultanément


• Communication claire et adaptée à des interlocuteurs variés


• Autonomie, flexibilité et gestion des priorités


• Esprit d’initiative et force de proposition


• Goût pour les environnements PME dynamiques

Compétences requises

• Formation Bac+2 à Bac+5 en gestion, services généraux ou équivalent


• Minimum 5 ans d’expérience en Services Généraux


• Expérience en environnement PME fortement appréciée


• Maîtrise du Pack Office, notamment Excel


• Anglais opérationnel (oral et écrit)

Lieu de la mission